Contexto

La empresa WTS operaba con cuatro sistemas fragmentados, lo que obligaba a los equipos internos a alternar herramientas para completar un mismo proceso. Se contrató el rol de Diseño/UX con enfoque de análisis de negocio para mapear procesos y producir documentación funcional que sirviera como base para la implementación de un ERP por parte de un proveedor externo.

Rol y objetivo

Se asumió un rol de analista de negocios orientado a:

• Comprender en profundidad los procesos end-to-end.

• Alinear a stakeholders y expertos del negocio (SMEs).

• Entregar documentos funcionales por módulo, describiendo arquitectura, reglas y flujos sin diseño de interfaces para asegurar una implementación coherente.

Enfoque y proceso

1. Exploración inicial y Service Blueprint:
   Se elaboró un Service Blueprint general. Dada la complejidad operativa, se determinó que resultaba insuficiente para capturar el detalle requerido.

2. Redefinición del plan:
   Se acordó producir documentación funcional por proceso, agrupada en módulos del futuro ERP.

3. Investigación con SMEs y análisis documental:

   • Entrevistas con usuarios expertos (conocimiento profundo de procesos).

   • Revisión de documentación existente y sistemas vigentes.

4. Especificaciones funcionales (sin UI):
   Para cada módulo/proceso se documentó:

   • Objetivo y alcance del proceso.

   • Entradas, salidas y actores (roles/responsabilidades).

   • Flujos de negocio (principales y alternos).

   • Reglas y excepciones, validaciones, dependencias.

   • Datos necesarios (catálogos/campos clave) y consideraciones de integración.

   • Criterios de aceptación y casos de prueba funcionales de alto nivel.

5. Ciclos de validación:
   Los documentos se presentaron, revisaron y aprobaron con los SMEs y stakeholders en rondas iterativas hasta lograr acuerdo operativo.

Entregables

• Nueve (9) documentos funcionales de los 28 totales fueron realizados por el diseñador de productos, dichos documentos fueron usados por el proveedor externo como fuente de verdad para la implementación del ERP.

Resultados e impacto

• Unificación operativa: Migración desde 4 sistemas dispersos a un ERP coherente con procesos integrados.

• Reducción de fricción interna: Disminución del malestar de usuarios y de errores derivados de doble digitación y pasos manuales.

• Alineamiento negocio–tecnología: Reglas claras y flujos estandarizados, lo que facilitó el trabajo del proveedor y redujo retrabajos.

• Trazabilidad y control: Base documental que permite auditar decisiones, facilitar onboarding y planificar mejoras.

Aprendizajes clave

• Un blueprint macro es útil para alinear, pero no sustituye la especificación funcional cuando la complejidad es alta.

• El involucramiento temprano de SMEs acelera acuerdos y evita supuestos.

• Documentar reglas, datos y excepciones con precisión reduce ambigüedad y costos de cambio en implementación.

• Separar qué debe hacer el sistema (funcional) de cómo se ve (UI) es esencial cuando la implementación la ejecuta un tercero.